Lieu : Salle du conseil, mairie de Poleymieux
Nombre de participants : 41 personnes environ
L’assemblée générale constitutive du café-épicerie associatif de Poleymieux s’est tenue le 23 juin 2026 à 20h30, dans la salle du conseil de la mairie.
Madame la Maire ouvre la réunion en rappelant les différentes étapes ayant conduit au projet : deux réunions publiques organisées par la mairie et un questionnaire ayant recueilli 248 réponses. Elle rappelle le soutien de la commune au projet, notamment par la mise à disposition gratuite du local, représentant une économie annuelle estimée à 9 900 euros de loyer. Elle précise également que la mairie a engagé des travaux de nettoyage et de dératisation du local pour un montant d’environ 20 000 euros.
Jean-Baptiste Marquet reprend ensuite la conduite de la réunion. Il propose d’assurer la présidence de séance. Cécile Leclercq est désignée secrétaire de séance afin de rédiger le procès-verbal.
Jean-Baptiste Marquet présente ensuite les objectifs de la réunion et rappelle la nécessité de respecter l’ordre du jour afin de terminer dans les délais prévus. Il précise que les participants peuvent prendre la parole, tout en invitant chacun à éviter les débats trop longs.
Les premières diapositives portent sur la création de l’association. Jean-Baptiste Marquet explique que le choix du statut associatif est lié à la mise à disposition du local par la mairie. Il précise que le projet porte d’abord sur une épicerie, puis dans un second temps sur un café. Cette distinction est rappelée afin de ne pas créer de concurrence directe avec les commerces existants, notamment l’auberge et la pâtisserie.
Plusieurs questions sont posées par les participants. Une participante s’interroge sur le risque de concurrence avec la pâtisserie. Une autre personne demande si le projet ne devrait pas être présenté comme un bar plutôt que comme un café. Une autre question porte sur la distinction entre l’adhésion ponctuelle et l’adhésion annuelle. Jean-Baptiste Marquet indique que cette question sera abordée plus loin dans la présentation.
La présentation des statuts donne ensuite lieu à plusieurs échanges. Une version imprimée est distribuée aux participants. Un participant signale qu’il conviendrait de préciser l’adresse de correspondance du siège social afin d’éviter d’éventuels problèmes de réception du courrier.
Un participant attire également l’attention sur la nécessité de prévoir les modalités de renouvellement du conseil d’administration ainsi que la possibilité de coopter de nouveaux membres. Il estime qu’un mandat d’un an pourrait être trop court pour assurer la continuité de l’association. Jean-Baptiste Marquet répond que cette durée a été choisie afin de ne pas décourager les personnes souhaitant s’engager, tout en rappelant que les statuts pourront évoluer par la suite.
Une participante relève plusieurs points à clarifier dans les statuts, notamment concernant les règles de quorum, les modalités de prise de décision et les convocations aux assemblées générales extraordinaires. Il est convenu d’intégrer plusieurs précisions, notamment sur les délais et modalités de convocation.
D’autres remarques sont formulées sur les procurations, l’âge requis pour adhérer et la cohérence entre les statuts et le règlement intérieur. Les statuts, amendés à la suite de ces échanges, sont adoptés à l’unanimité.
La discussion se poursuit ensuite sur le règlement intérieur et les modalités d’adhésion. Jean-Baptiste Marquet présente plusieurs catégories d’adhésion : une adhésion annuelle par foyer, une adhésion journalière pour les visiteurs de passage et une adhésion pour les personnes morales. Il est précisé que les personnes morales ne disposeront pas de droit de vote afin d’éviter qu’un producteur ou un partenaire économique puisse bénéficier d’une influence particulière sur les décisions de l’association.
Un débat s’engage sur le terme à employer pour l’adhésion annuelle. Plusieurs participants discutent de l’usage des termes « ménage » et « foyer ». La question de l’adhésion journalière suscite également des réactions. Lisa Mills-Marienbach estime qu’un montant de deux euros pourrait décourager des personnes souhaitant simplement venir prendre un café ponctuellement. Jean-Baptiste Marquet rappelle que cette adhésion vise à préserver le caractère associatif du lieu. Cécile Leclercq précise que l’objectif est aussi d’éviter que des usagers fréquentent régulièrement le lieu sans adhérer à l’association ni contribuer à son fonctionnement. L’idée d’une adhésion mensuelle est évoquée, mais elle n’est pas retenue.
Le fonctionnement participatif de l’association est ensuite présenté. Il est rappelé que chacun devra participer selon ses possibilités, dans un esprit de convivialité, de solidarité et de bienveillance. Cette proposition est bien accueillie par l’assemblée.
Concernant la gouvernance, Jean-Baptiste Marquet précise que le conseil d’administration n’aura pas vocation à décider de toutes les questions opérationnelles. Les groupes de travail disposeront d’une autonomie dans leur domaine de compétence, par exemple concernant le choix des produits proposés.
Un participant revient sur la question du renouvellement du conseil d’administration et suggère un renouvellement partiel. D’autres participants interviennent sur des points administratifs, notamment les déclarations réglementaires à effectuer. Le règlement intérieur est ensuite adopté.
La réunion se poursuit avec la présentation du budget prévisionnel par Édouard Marienbach. Celui-ci expose une hypothèse basse fondée sur un chiffre d’affaires annuel d’environ 95 000 euros. Les principales charges sont présentées, notamment les dépenses d’énergie. Les recettes prévisionnelles sont estimées autour de 100 000 euros. Le budget conduit à une cotisation équivalente à environ trois euros par mois et par foyer.
Une discussion s’engage ensuite sur l’éventuelle reconnaissance de l’association comme organisme d’intérêt général, afin de permettre une réduction fiscale des adhésions ou des dons. Ce point reste à approfondir.
La question des horaires d’ouverture est ensuite abordée. Cécile Leclercq présente les résultats du questionnaire ainsi que les créneaux envisagés. Les retours montrent une attente forte d’ouverture de l’épicerie, mais également une difficulté liée à la disponibilité des bénévoles.
Les horaires proposés sont les suivants : lundi, mardi et vendredi sur deux créneaux, de 8h30 à 10h30 et de 17h à 19h ; samedi de 9h à 13h ; fermeture le mercredi, le jeudi et le dimanche. Ce fonctionnement nécessiterait environ seize bénévoles par semaine. Il est rappelé que plus de 110 personnes ont indiqué être intéressées pour participer au projet, ce qui rend ce fonctionnement envisageable et pourrait permettre d’élargir progressivement les horaires. Un participant attire toutefois l’attention sur la gestion des fruits et légumes, qui peuvent rapidement se périmer.
L’assemblée procède ensuite au choix du nom de l’association. Deux propositions sont soumises au vote : « Le Comptoir de Poleymieux » et « L’Épicéthou ». « Le Comptoir de Poleymieux » obtient 23 voix, contre 18 voix pour « L’Épicéthou ».
Les différents groupes de travail présentent ensuite l’avancement de leurs travaux.
- Cécile Leclercq présente les travaux du groupe pilotage.
- Martine Boulet ne souhaite pas intervenir pour présenter le groupe Produits ;
- Caroline Piner présente donc l’avancement du groupe en son nom.
- Lisa Mills-Marienbach présente le groupe « Vie de l’association ».
- Lise Gould présente ensuite les premiers plans d’aménagement du local et lance un appel aux dons de mobilier (tables, tables basses, tapis, chaises et fauteuils).
- Enfin, le groupe Logiciel rappelle la nécessité de former les bénévoles aux outils de caisse.
La réunion se termine par la désignation du conseil d’administration. Les personnes volontaires se manifestent et les candidatures sont validées par l’assemblée.
À l’issue de cette désignation, Cécile Leclercq est élue présidente, Anaïg Jestin trésorière et Lucie Cortambert secrétaire. Les référents des différents groupes de travail sont également désignés : Lise Gould est référente local, Lisa Mills-Marienbach est référente de vie de l’association, Edouard Marienbach, référent produits, et Loane Grasser référente logiciel.
L’assemblée générale constitutive s’achève sur la création officielle de l’association.
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